Najlepszym przygotowaniem do kontroli skarbowej jest rzetelne prowadzenie bieżącej dokumentacji. Księgowanie wszystkich przychodów i dochodów, a także rozliczanie wszystkich podatków z pomocą specjalistów od księgowości może uchronić od niepotrzebnego stresu i jakichkolwiek błędów czy pomyłek. Nawiązanie współpracy z lokalną firmą księgową, na przykład z biurem rachunkowym z Poznania Łazarza, pozwala uporządkować dokumentację, dzięki czemu przygotowanie do kontroli skarbowej będzie raczej wykonaniem kilku rutynowych czynności niż chaotycznym poprawianiem błędów w ostatniej chwili.
Urząd skarbowy chcący przeprowadzić kontrolę podatkową w firmie jest zobowiązany powiadomić właściciela o planowanej kontroli na co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem. Za zgodą właściciela lub w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa kontrola może odbyć się w terminie krótszym niż 7 dni od otrzymania zawiadomienia. W takim zawiadomieniu wyszczególniony musi być okres i zakres kontroli, to znaczy: dokumentację dotyczącą jakiego okresu i jakich konkretnie podatków chce badać Urząd Skarbowy.
Mając taką wiedzę przedsiębiorca jest w stanie przygotować adekwatną dokumentację. Warto wspomnieć iż kontrolerzy mają prawo żądać przetłumaczenia dokumentów (na koszt kontrolowanego) w języku obcym na język polski – i że bardzo często z tego prawa korzystają. Z tego powodu warto zawczasu przetłumaczyć wszystkie odpowiednie dokumenty.
Jeśli w trakcie przygotowywania dokumentacji przedsiębiorca tudzież księgowi znajdą jakiekolwiek nieprawidłowości, mogą je poprawić poprzez wniesienie odpowiedniej poprawki czy korekty do odpowiedniego urzędu. Takie dokładne zlustrowanie wszystkich dokumentów nie zaszkodzi, jednak nie jest możliwe wyłapanie wszystkich omyłek w niechlujnie prowadzonej dokumentacji w trakcie siedmiu dni nerwowych przygotowań do przybycia kontrolerów.
O kontroli należy też powiadomić wszystkich pracowników, zwłaszcza tych, którzy mają lub mieli jakikolwiek związek z księgowością i rozliczaniem podatków w sprawdzanym okresie. Kontrolerzy mogą chcieć z nimi porozmawiać lub wezwać ich do złożenia wyjaśnień, dlatego ważne jest, by byli obecni w trakcie kontroli. Również właściciel ma obowiązek być obecnym podczas kontroli. Jeżeli z ważnych przyczyn jest to niemożliwe, powinien on wyznaczyć swojego reprezentanta lub pełnomocnika i zgłosić ów fakt do odpowiednich organów – Urzędu Skarbowego oraz wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, a oryginał lub odpowiednie poświadczony odpis pełnomocnictwa przedłożyć do dokumentacji kontroli skarbowej.
Ostatnią sprawą, o której trzeba pamiętać przygotowując się do kontroli skarbowej jest odpowiednie przyjęcie kontrolujących. Do obowiązków kontrolowanego należy zapewnienie im warunków do pracy, co w praktyce często oznacza udostępnienie im pomieszczenia, w którym mogą gromadzić i sprawdzać dokumentację, a także udostępnianie wszystkich potrzebnych dokumentów. To już wszystko! Jak widać, przygotowanie się do kontroli skarbowej wcale nie jest trudne.
