Kwestie formalne i dokumentacyjne przy zawieraniu umowy zawsze są najbardziej czasochłonnym etapem współpracy. Konieczne jest uzyskanie konsensusu pod kątem konstrukcji całej umowy, zweryfikowanie tożsamości obu stron i przesłanie dokumentów do weryfikacji. W przypadku braku możliwości bezpośredniego kontaktu staje się to jeszcze bardziej skomplikowane, ponieważ umowę musimy przesłać pocztą.
Współczesną odpowiedzią na przesadną biurokratyzację jest możliwość zawarcia umowy online. Skąd jednak można mieć pewność, że będzie ona miała moc prawną? Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy online? Co może nam pomóc w tym procesie?
Kiedy warto zawrzeć umowę przez internet?
Zawieranie umów online jest najlepszym rozwiązaniem w sytuacjach, gdy z jakichś powodów nie mamy możliwości bezpośredniego kontaktu z klientem. Na przykład, gdy siedziba naszej firmy znajduje się bardzo daleko od miejsca pobytu klienta. Umowy przez internet są również najrozsądniejszym rozwiązaniem, jeśli pracujemy zdalnie. Największą zaletą zawierania umów online jest szybkość. Wszystkie etapy – począwszy od stworzenia pierwszego szkicu umowy po finalizację – następują znacznie szybciej. Możliwa jest szybsza weryfikacja punktów umowy i wprowadzenie ewentualnych poprawek.
O czym pamiętać przy zawieraniu umów online?
Zawieranie umowy przez internet wiąże się jednak z pewnymi zagrożeniami – ponieważ nie następuje bezpośredni kontakt, nie mamy możliwości weryfikacji tożsamości klienta na żywo. Ponadto, aby umowa zawarta przez internet miała moc prawną, musimy położyć nacisk na kilka istotnych kwestii. Jeśli jednak dopilnujemy wszystkich kwestii formalnych – zawieranie umowy online będzie całkowicie bezpieczne. Ponadto – okaże się dużo bardziej funkcjonalnym rozwiązaniem od tradycyjnej formy finalizacji. Na co więc należy zwrócić uwagę przy zawarciu umowy przez internet?
- Weryfikacja tożsamości klienta (numer PESEL, fotografia)
- Przechowanie umowy na bezpiecznym serwerze
- Zastosowanie zabezpieczeń uniemożliwiających podrobienie dokumentu
- Użycie narzędzie umożliwiającego potwierdzenie tożsamości obu stron
Narzędzie do zawierania umów online – jak Umownik może Ci pomóc?
Umownik jest funkcjonalnym, kompleksowym narzędziem, które umożliwia zawieranie prawomocnych umów za pośrednictwem internetu. Cały proces został znacznie uproszczony w stosunku do tradycyjnej formy nawiązywania współpracy. Intuicyjny interfejs pomoże Ci szybko przebrnąć przez wszystkie etapy zawierania umowy online w kilku prostych krokach:
- Wygeneruj umowę za pośrednictwem narzędzia internetowego (zajmie Ci to mniej niż 5 minut)
- Wyślij umowę kontrahentowi i poczekaj na weryfikację tożsamości z jego strony
- Omów poszczególne punkty umowy z klientem i wynegocjuj dogodne dla obu stron warunki
- Złóż oświadczenie woli odnośnie do akceptacji, zapoznania się lub odrzucenia dokumentu
- Przy pomocy unikalnego kodu QR zweryfikuj autentyczność umowy
