Każdy przedsiębiorca, który decyduje się na wynajem biur powinien zrobić to legalnie. Ustalając warunki najmu należy wszystkie punkty zapisać w umowie. Jest to zabezpieczenie zarówno dla najemcy jak i wynajmującego. Jak negocjować warunki z perspektywy przedsiębiorcy?
Sztuka negocjacji
Zwykle to wynajmujący jest bardziej aktywną stroną jeśli chodzi o warunki umowy przy wynajmie biur. Jednak najemca wcale nie musi się bezrefleksyjnie godzić na wszystkie proponowane punkty. Ma prawo do negocjowania i nadania ostatecznego kształtu umowie. Jeśli przedsiębiorcy zależy na jak najszybszym dopięciu formalności istnieje prawdopodobieństwo, że przeoczy jakiś element umowy. W jakiej sytuacji warto negocjować warunki najmu a zwłaszcza wysokość czynszu? Kiedy mamy świadomość, że lokal, który nas interesuje, od pewnego czasu jest pusty. Wynajmującemu bardziej opłaca się obniżyć czynsz niż przez kolejne miesiące utrzymywać pustostan. Warto również doprecyzować kwestie ewentualnego odnowienia, odświeżenia a nawet wyremontowania pomieszczenia. Po zakończeniu obowiązywania umowy wynajmujący będzie dysponował lokalem w bardzo dobrym stanie, co znacznie poprawi jego wartość.
Opłaty stałe
Wysokość miesięcznego czynszu to kluczowy zapis w umowie. Wszystkie koszty powinny być jasno ustalone. Najemca (firma, nie osoba prywatna), usłyszy kwotę netto, do której należy jeszcze doliczyć 23 proc. VAT, opłaty administracyjne na rzecz wspólnoty czy spółdzielni oraz opłaty za media. Te ostatnie według zużycia. O tym, ile wynoszą poszczególne opłaty za wynajem biur warto dopytać wcześniej. Można również poprosić o okazanie rachunków z poprzednich miesięcy aby mieć lepsze rozeznanie w kwestii stawek. Umowa musi zawierać informację o ewentualnych podwyżkach. Dzięki temu uniknie się sytuacji, w której wynajmujący nagle podniesie czynsz o 50 proc. Najczęściej spotyka się zapis, że indeksacja odbędzie się jaz do roku po podaniu przez GUS wskaźnika inflacji.
Koszty jednorazowe
Kalkulując koszty przy wynajmie biur warto pomyśleć o tym, że na samym początku będą one jeszcze większe. Musimy zaadaptować przestrzeń na własne potrzeby. Najlepiej unikać miejsca, wymagającego generalnego remontu. Jednak dopracowanie detali kolorystycznych, pasujących do logo firmy to również nakład finansowy. Nadmierne inwestowanie w cudzą własność nie jest wskazane. Przecież nie wiemy nawet, czy będziemy przedłużać umowę po tym, jak straci ważność. Często w umowie pojawia się konkretny zapis, dotyczący finansowania remontu czy choćby odświeżania wnętrza.
Wynajmując biuro należy pomyśleć o wygodzie swojej, pracowników i klientów. Jeśli niezbędna będzie instalacja klimatyzacji, musimy mieć pewność, że wspólnota mieszkaniowa lub administracja wyrazi na nią zgodę. Kwestie ewentualnych zgód i pozwoleń również powinno się umieścić w umowie. Najemca może się nawet zabezpieczyć taką klauzulą, że brak zgody w kluczowych dla niego kwestiach stanowi podstawę do unieważnienia umowy.
